Mener un atelier Speed Boat

Voici un article publié sur Medium au titre d’architecte d’entreprise chez Pramana

Le jeu pour amplifier la coopération

Les jeux sérieux (« serious games » chez les anglophones) sont des modalités d’ateliers introduisant des ressorts ludiques afin de provoquer l’enthousiasme et la créativité des participants. Les freins habituels, lors d’ateliers classiques, dans l’implication individuelle sont le manque de motivation, la difficulté à s’exprimer en réunion et la crainte du ridicule. Jouer supprime ces inhibitions.

Force est de constater qu’un atelier non suivi d’actions est stérile. Le paradigme des jeux sérieux est que le processus créatif d’idéation conduit à agir.

D’autre part, un animateur est indispensable pour garantir le rythme et le respect des règles du jeu. Il ne participe pas à l’effort créatif, mais il observe et aide à la formulation des idées en respectant le sens premier. Il facilite la libération de la parole et sa bonne répartition parmi les intervenants.

Les 3 actes de l’atelier

Pour conduire à l’action, un atelier se déroule impérativement en trois actes : OuvrirDévelopper et Clore. Le schéma suivant est très inspiré du livre « Gamestorming: Jouer pour innover » dont les références sont en fin d’article.

Acte 1

Au premier acte d’ouverture, l’enjeu est de casser la glace et de provoquer une rupture avec le quotidien. L’utilisation d’un bateau jouet et de figurines pour l’équipage est efficace. Chaque participant est invité à exprimer sans retenue toute idée relative au sujet de l’étude. L’objectif est de collecter le maximum de matière. Ce moment est particulièrement plaisant, car on casse les codes habituels en vigueur dans l’entreprise. Les extravagances et les utopies sont bienvenues. L’animateur s’assure que tous expriment leurs idées.

Acte 2

Le deuxième acte permet de travailler sur la matière assemblée, en fusionnant les doublons, en clarifiant les imprécisions par la reformulation collective, en éliminant certaines idées trop abracadabrantesques. L’objectif est de faire émerger les pistes viables.

Acte 3

Enfin, le troisième acte de clôture conduit à l’action. Pour cela, les idées conservées en acte 2 sont priorisées. Le plan d’action est actualisé ou bien défini s’il n’existait pas auparavant. Il est important que les participants se mettent en action dès la sortie de l’atelier. Pour cela, il faut responsabiliser les personnes avec des engagements précis.

L’implication physique

Un atelier dont les membres restent assis en écoutant est voué à l’échec. Le levier des jeux sérieux est qu’ils manipulent des artefacts symbolisant les idées dans un espace de partage matérialisé.

Les artefacts sont multiples. Il existe une modalité d’atelier « Lego Serious Play® » utilisant des boites de briques Lego®. Plus simplement, nous pouvons nous munir de blocs de post-it colorés.

L’espace de partage est en général un mur, un tableau ou une table. Nous pouvons le cas échéant scotcher de grandes feuilles de papier au mur. Cela permet à l’animateur de les emporter à la fin de l’atelier et de conserver le fruit du travail. Le plus souvent, l’animateur prend des photos avec son smartphone.

Écrirese déplacercoller des post-its, les assembler, les réarranger sont autant d’implications corporelles qui libèrent l’esprit créatif. Le hasard est même un levier à exploiter dans l’association d’idées. Les artefacts permettent de jouer avec des combinaisons inédites que l’abstraction mentale ne favorise pas. Et donc, le simple fait de constituer des ensembles de post-its peut faire jaillir des étincelles.

Les Innovation Games®

En 2006, Luke Hohmann a défini douze Innovation Games®, utilisant chacun une métaphore et ayant un but spécifique.

Le schéma ci-dessous est une libre adaptation de son slogan « Ideas into action ». Le parallèle est évident avec les 3 actes précédemment décrits.

Voici les jeux d’Innovation Games® avec les dessins originaux du site officiel :

Prune the Product Tree :Concevoir votre produit en fonction des besoins du marché

Remember the Future :Comprendre la définition du succès selon vos clients

Spider Web : Comprendre les interactions avec votre produit

Product Box : Identifier les fonctionnalités les plus excitantes de votre produit

Buy a Feature : Prioriser les fonctionnalités

Start Your Day : Comprendre quand et comment vos clients utilisent votre produit

Show and Tell : Identifier les artefacts les plus importants créés par votre produit

Me and My Shadow : Identifier les besoins cachés de vos clients

Give Them a Hot Tub : Utiliser des fonctionnalités extravagantes pour découvrir les percées cachées

The Apprentice : Créer de l’empathie pour l’expérience client

20/20 Vision : Comprendre les priorités des clients

Speed Boat : Identifier ce que les clients n’aiment pas à propos de votre produit ou service

Ma préférence va à deux modalités particulièrement efficaces : « Speed Boat » et « Product Box ». Je vous propose d’étudier ici l’atelier Speed Boat.

L’atelier Speed Boat

Cet atelier convient très bien pour lancer n’importe quel type de projet. La métaphore est la navigation vers l’île, futur souhaité, à bord d’un bateau propulsé par le vent, freiné par des ancres et devant éviter les récifs. Vous trouverez des variantes avec un bateau à moteur. Je préfère la poésie de la voile.

  • Le bateau symbolise les équipes embarquées dans le projet avec leur rôle respectif ;
  • L’île est l’objectif à atteindre ;
  • Les ancres sont les freins qui empêchent d’atteindre l’île ;
  • Le vent représente les forces qui favorisent le projet ;
  • Les récifs sont les dangers à éviter.
  • Le soleil et les oiseaux sont juste décoratifs !

Je vous suggère une séquence particulière parmi les 5 symboles.

Au préalable, un tour de présentation est de bon aloi. La symbolique du bateau et de son équipage est l’occasion pour chacun de parler de son rôle. Ce sera utile pour attribuer les actions en clôture. L’exercice de présentation est une première prise de parole assez facile.

Ensuite, la réflexion sur le ou les objectifs, c’est-à-dire l’île, est structurante pour rappeler la vocation de l’atelier. Les participants expriment ce qui les réunit.

« Qui » et « Pourquoi » sont donc ainsi posés sous la forme de post-its colorés sur le tableau imagé.

Nous rentrons à présent dans le cœur du travail coopératif avec trois symboles qui se font écho sur les « Quoi » et « Comment ». Le « Quand » viendra en fin d’atelier.

Je propose d’aborder les ancres, c’est-à-dire les freins. Évoquer les dysfonctionnements est une astuce que j’utilise beaucoup pour libérer la parole quand mes interlocuteurs se trouvent cois. En général, les personnes interrogées sur leur travail racontent comment elles font les choses, rarement pourquoi elles les font. Le questionnement sur les problèmes rencontrés permet de rebondir par approches successives vers les aspects structurants. Donc, énoncer les freins est très instructif et en outre libérateur pour les intervenants.

Le pendant des ancres est le vent, c’est-à-dire les forces. Dans l’analyse SWOT (Strengths ou forces, Weaknesses ou faiblesses, Opportunities ou opportunités, Threats ou menaces), il s’agit d’opposer les atouts aux désavantages. Les participants assemblent ici le maximum de post-it faisant l’éloge des capacités de leur organisation pour atteindre l’objectif.

Le dernier symbole est le récif. Réfléchir aux risques est une projection dans un futur hypothétique où sont imaginés des aléas, leur probabilité et leurs impacts. Cet exercice, peu commode, est facilité par le travail préalable sur les forces et les faiblesses.

L’articulation des 3 actes et des 5 symboles

Comment mêlons-nous le triptyque « Ouvrir — Développer — Clore » et la quintuple symbolique « bateau — île — ancre — vent — récif » ? Très simplement !

Si l’atelier dure au total trois heures, alors un acte prend une heure. Pendant l’ouverture, les symboles sont étudiés à tour de rôle pendant une dizaine de minutes. Les thèmes ancres et vent sont les plus gourmands en temps. Les participants écrivent leurs post-its et vont les positionner sur le tableau avec une courte explication orale. Ce commentaire a deux vertus : revendiquer son idée et travailler la concision.

Pendant le développement, l’animateur organise le réarrangement des post-its par les intervenants pour éliminer les doublons et les impasses et faire émerger les trajectoires prometteuses vers l’île. S’il y a des ambiguïtés sémantiques sur des annotations, l’auteur est invité à les lever en ajustant la formulation. Il est préférable que les participants s’activent autour du tableau pour entretenir leur enthousiasme. Cela rend le travail de l’animateur plus délicat pour assurer l’intégrité de l’espace de partage.

Enfin, à la clôture, l’animateur amène les participants à prioriser les idées persistantes et donc à accepter de renoncer à certaines d’entre elles. Nous abordons là le « Quand ». Si la priorisation s’avère compliquée, l’animateur peut utiliser le vote à jeton pour amener à un consensus. Il remet à chacun un certain nombre de jetons (des gommettes par exemple) proportionnellement aux idées en place sur le tableau. Les joueurs élisent leurs sujets de prédilection. L’animateur comptabilise les points acquis par chaque sujet. Un filtrage naturel en résulte.

La conclusion

Un atelier a pour finalité l’appel à l’action. Il est donc crucial qu’avant de se quitter, les participants s’engagent à produire une contribution à l’atteinte de l’objectif commun (l’île dans l’allégorie du Speed Boat). L’idéal est de valider un plan d’action où responsableslivrables et échéances sont énoncés. Ainsi, des effets concrets et mesurables découleront de ce moment ludique hors de la routine.

Sources :

  • Gamestorming: Jouer pour innover. Pour les innovateurs, les visionnaires et les pionniers — James Macanufo, Sunni Brown, Dave Gray — Diatenio 2014
  • Innovationgames.com

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