Élaborer une propale

En 5 jours et 6 étapes

Je vous propose ici ma démarche d’élaboration de proposition commerciale.

Étape 1 : Assimiler l’expression de besoin

Une mission de conseil commence souvent par une expression de besoins qu’il faut assimiler. Les formes varient du cahier des charges (le Cahier des Clauses Techniques Particulières d’un contrat cadre) au courriel informel en passant par  un « Scope of Work » d’une page. Je consacre en général une journée à cette étape d’assimilation. La première information que je cherche est l’échéance de dépôt de la proposition pour me construire un rétroplanning. Il est ensuite impératif d’identifier le commanditaire et les bénéficiaires. Bien qu’adepte du zéro papier, j’imprime le document. Mon outil de prédilection est le marqueur fluorescent pour mettre en exergue les mots clés. Je prends garde à ne pas rentrer dans le détail pour me former une vision globale et identifier les points clés. À l’issue de cette étape, je décide de répondre ou non à la sollicitation, selon l’adéquation de mon offre au besoin.

Étape 2 : Schématiser

Sur la base de mes annotations et avec l’enthousiasme du GO de l’étape précédente, je reformule le besoin avec mes mots et des représentations schématiques. Mes outils sont XMind pour organiser mes idées et PowerPoint pour composer mes schémas, qui seront intégrés dans la proposition. La schématisation permet de condenser mon propos en représentations agréables et ludiques. Je construis toujours des graphiques originaux au lieu de restituer le fruit d’une cueillette sur le Web. Je consacre une autre journée à cette étape.

Étape 3 : Identifier les enjeux et les atouts

J’enrichis la trame de ma carte mentale XMind en formulant les enjeux du futur client et mes atouts pour y répondre. J’essaie de cristalliser 3 à 4 enjeux maximum en filtrant entre besoins, éléments de contexte et présuppositions de solution. Mes atouts reposent sur ma compréhension du besoin et sur ma démarche systémique. Je réutilise massivement les éléments publiés sur mon blog. Une nouvelle journée de travail est nécessaire. Le sujet est ici le Pourquoi.

Étape 4 : Décrire l’accompagnement

Je dispose maintenant d’un angle d’attaque avec une idée précise des leviers à mettre en œuvre. Je suis donc en mesure de décrire les chantiers qui composeront mon accompagnement. Il est souvent indispensable de préciser les livrables, mais je prends soin d’énoncer la valeur apportée par chaque chantier. Un aspect important est l’orchestration des activités et les modalités de pilotage de l’accompagnement que je propose. Le futur client doit voir clairement comment il évaluera la qualité de mon travail. Je veille à réutiliser des éléments mis en pratique lors de missions précédentes avec des exemples concrets non confidentiels. Le contenu porte ici sur le Quoi et le Comment.

Étape 5 : Chiffrer et planifier

Une demi-journée est consacrée à chiffrer la proposition en prix et en temps. Le temps est décomposé par chantier, en prévoyant une charge de pilotage d’environ 10%. J’exploite mon expérience opérationnelle en projets pour évaluer les durées, sachant que l’effort ne peut pas être concentré selon ma seule disponibilité, mais doit être ajusté au rythme supposé du client. Une quarantaine de jours sur 4 mois est un canevas classique. Le prix est l’application d’un taux journalier et l’ajout éventuel des frais de déplacement. Une autre approche plus délicate est le calcul du prix selon la valeur ajoutée pure d’après un catalogue d’offres de services. Il convient de préciser si des compétences  complémentaires sont requises et le cas échéant d’inclure les profils d’intervenants supplémentaires avec leur CV. Le propos est ici le Quand, le Combien et le Qui.

Étape 6 : Finaliser et déposer la proposition

Une dernière demi-journée porte sur la finalisation de la proposition commerciale et son dépôt auprès du commanditaire. Je préfère souvent une forme PowerPoint plutôt que Word pour exploiter au mieux l’effet graphique. Le travail le moins enthousiasmant est la préparation des pièces légales et administratives.

Je prévois également les affinements induits par les inévitables échanges avec le commanditaire et une éventuelle soutenance auprès d’un comité de direction chez le futur client. Les durées indiquées sont à moduler selon l’effort de l’accompagnement envisagé.

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